Planifiez à partir de la date d’utilisation
Commencez par la période à laquelle l’ingrédient doit être disponible en production et par sa consommation prévisionnelle. Prenez en compte le stock disponible, la validation de la référence, l’exécution de la commande et la réception du lot.
Pour GEO FOOD TRADE, 40–60 jours constituent un délai indicatif d’approvisionnement. Le délai réel et l’événement qui en marque le point de départ sont confirmés pour chaque commande. Le temps nécessaire à la sélection et aux essais doit être discuté séparément.
Établissez le plan d’achat
- Matières premières actuellement disponibles et consommation prévue.
- Date limite de réception et de contrôle du nouveau lot.
- Volume, conditionnement et fractionnement acceptable de l’approvisionnement.
- Délai de validation de la fiche technique et des essais de production.
- Acompte et calendrier des paiements suivants.
- Plan de secours en cas d’évolution de la consommation ou du calendrier.
Définissez les étapes de contrôle
Une fois la commande convenue, il est utile de suivre la confirmation du fabricant, la disponibilité du lot, les documents, l’expédition, l’acheminement et l’arrivée. Pour chaque étape, il faut définir les informations attestant son achèvement.
Si une modification du calendrier affecte le plan de production, les besoins et les stocks sont réévalués. L’approvisionnement international devient une composante maîtrisée de l’achat lorsque les décisions sont prises avant l’épuisement du stock.
Appuyez-vous sur la régularité
En cas de consommation régulière, les lots suivants peuvent être convenus à l’avance, sur la base de la consommation réelle et de l’expérience du précédent approvisionnement. Le volume et la fréquence doivent correspondre à vos besoins et à la durée de conservation du produit.
Précisez dans votre demande le lot ponctuel et la fréquence prévue. Cela permettra de préparer une proposition tenant compte de votre cycle d’achat.